#V aktuálnom korona období a kvôli fungovaniu v online svete sa už asi každý z nás stretol s nutnosťou komunikácie prostredníctvom e-mailu. Ak si sa s tým ešte nestretol, je veľká pravdepodobnosť, že skôr či neskôr sa s tým budeš musieť popasovať. A nepôjde iba o gramatiku, ale aj o dôležitú štylistickú formu textu. V tomto článku ti preto prezradíme zopár užitočných rád, podľa ktorých napíšeš kvalitný formálny e-mail bez problémov.
Dôležitý je predmet
Mnoho z nás často pri odosielaní e-mailu zaklikne možnosť „Odoslať správu bez predmetu“. To je ale veľká chyba, nakoľko prijímateľovi príde e-mail, pri ktorom nevie o čom je a čo má od neho očakávať. Nevedomosť môže viesť aj k tomu, že ho nepovažuje prijímateľ za dôležitý a jeho prečítanie si odkladá na neskôr. Do kolonky predmet je preto potrebné zadať kľúčové slová alebo slovné spojenie, ktoré pomôžu identifikovať obsah danej správy, a teda aj jeho hlavnú podstatu. To pomôže prijímateľovi ešte pred otvorením e-mailu porozumieť o čom daná správa bude.
Rada pre teba – ak si nevieš poradiť s uvedením predmetu, napriek tomu ho nevynechaj a zadajte minimálne slovo prosba alebo info.
Pozor na správne oslovenie
Nie len slovná, ale aj internetová komunikácia, začína stále oslovením. Ani e-mail nie je výnimkou a je potrebné začať ho zdvorilostným úvodom. V tomto prípade je potrebné dbať aj na formu, ako dané oslovenie začína a pokračuje. Za pozdravom, alebo oslovením nasleduje čiarka, po ktorej sa vynecháva riadok a následne pokračujeme malým písmenom. Vďaka týmto faktorom bude tvoj e-mail prehľadný.
Ukážka:
Dobrý deň, pán riaditeľ,
obraciam sa na Vás s prosbou ohľadom ….
Nepíš zbytočne veľa
Vo formálnom e-maily je dôležité byť stručný. Píš ich teda tak, aby prijímateľ pri ich čítaní zbytočne nestrácal veľa času. Je dôležité, aby sme správu napísali prehľadne a stručne, bez zbytočných „omáčok“.
Ukážka:
Dobrý deň,
v nadväznosti na našu minulú komunikáciu sa na Vás obraciam ohľadom ponuky, na ktorej sme sa na poslednom stretnutí dohodli. Z toho dôvodu navrhujem stretnutie dňa 2.5 o 9:00 u nás vo firme.
Ak Vám tento termín vyhovuje, potvrďte prosím Vašu účasť spätným e-mailom.
Ďakujem za odpoveď.
Štruktúra textu je potrebná
V nadväznosti na predošlú ukážku netreba zabúdať aj na štruktúru textu. Vždy je pri novej myšlienke potrebné zadať nový riadok. Vyzerá to lepšie, prehľadnejšie a príjemnejšie sa to číta.
Daj si pozor na gramatiku
Hoci sme zvyknutí, hlavne v online priestore, komunikovať s priateľmi cez chat aj bez diakritiky a správnej gramatiky, vo formálnom e-maily je potrebné dbať aj na tieto zásady. Správa s gramatickými chybami stráca na vážnosti a k jej obsahu prijímateľ môže pristupovať negatívne. Je potrebné si dávať pozor na skloňovanie, cudzie slová, veľké a malé písmena, a podobne.
Je toho mnoho, no tréningom sa človek naučí aj tieto veci. V e-maily je taktiež veľmi dôležité dbať na veľké a malé písmená. Podľa pravidiel slovenského pravopisu sa nariaďuje byť zdvorilými, a to znamená, že máme vždy písať zámená s veľkým začiatočným písmenom. A to nie len v prípade, že danej osobe vykáme, ale aj keď tykáme.
Ukážka:
Verím, že všetko prebehlo podľa Vašich predstáv.
Ďakujem za Tvoju odpoveď.
Nezabudni na záver
Tak ako úvod a oslovenie, aj záver je vo formálnom e-maily veľmi dôležitý a netreba na neho zabúdať. Formulky v závere sú prejavom slušnosti a máme dve možnosti ako sa rozlúčiť – buď bodkou, alebo čiarkou.
Ukážka:
Vopred ďakujem za Vašu odpoveď.
alebo
S pozdravom,
Meno
Hoci písanie formálnych e-mailov možno na prvý pohľad vyzerá odstrašujúco, nemusí to tak byť nastálo. Je potrebné si iba pár vecí osvojiť a držať sa rád, ktoré sme ti teraz prezradili. Nezabudni, že dôležité je najmä to, aby boli správy prehľadné, presné a hlavne stručné.
Zdieľať na