Lámeš si hlavu nad tým, ako napísať formálny e-mail? S našimi radami to zvládneš ľavou zadnou!

písanie na počítači

Nauč sa napísať formálny e-mail ľavou zadnou (Zdroj: Unsplash/christin-hume)

#V aktuálnom korona období a kvôli fungovaniu v online svete sa už asi každý z nás stretol s nutnosťou komunikácie prostredníctvom e-mailu. Ak si sa s tým ešte nestretol, je veľká pravdepodobnosť, že skôr či neskôr sa s tým budeš musieť popasovať. A nepôjde iba o gramatiku, ale aj o dôležitú štylistickú formu textu. V tomto článku ti preto prezradíme zopár užitočných rád, podľa ktorých napíšeš kvalitný formálny e-mail bez problémov.

Dôležitý je predmet

Mnoho z nás často pri odosielaní e-mailu zaklikne možnosť „Odoslať správu bez predmetu“. To je ale veľká chyba, nakoľko prijímateľovi príde e-mail, pri ktorom nevie o čom je a čo má od neho očakávať. Nevedomosť môže viesť aj k tomu, že ho nepovažuje prijímateľ za dôležitý a jeho prečítanie si odkladá na neskôr. Do kolonky predmet je preto potrebné zadať kľúčové slová alebo slovné spojenie, ktoré pomôžu identifikovať obsah danej správy, a teda aj jeho hlavnú podstatu. To pomôže prijímateľovi ešte pred otvorením e-mailu porozumieť o čom daná správa bude.

Rada pre teba – ak si nevieš poradiť s uvedením predmetu, napriek tomu ho nevynechaj a zadajte minimálne slovo prosba alebo info.

Pozor na správne oslovenie

Nie len slovná, ale aj internetová komunikácia, začína stále oslovením. Ani e-mail nie je výnimkou a je potrebné začať ho zdvorilostným úvodom. V tomto prípade je potrebné dbať aj na formu, ako dané oslovenie začína a pokračuje. Za pozdravom, alebo oslovením nasleduje čiarka, po ktorej sa vynecháva riadok a následne pokračujeme malým písmenom. Vďaka týmto faktorom bude tvoj e-mail prehľadný.

Ukážka:
Dobrý deň, pán riaditeľ,

obraciam sa na Vás s prosbou ohľadom ….

Nepíš zbytočne veľa

Vo formálnom e-maily je dôležité byť stručný. Píš ich teda tak, aby prijímateľ pri ich čítaní zbytočne nestrácal veľa času. Je dôležité, aby sme správu napísali prehľadnestručne, bez zbytočných „omáčok“.

Ukážka:
Dobrý deň,

v nadväznosti na našu minulú komunikáciu sa na Vás obraciam ohľadom ponuky, na ktorej sme sa na poslednom stretnutí dohodli. Z toho dôvodu navrhujem stretnutie dňa 2.5 o 9:00 u nás vo firme.

Ak Vám tento termín vyhovuje, potvrďte prosím Vašu účasť spätným e-mailom.

Ďakujem za odpoveď.

Štruktúra textu je potrebná

V nadväznosti na predošlú ukážku netreba zabúdať aj na štruktúru textu. Vždy je pri novej myšlienke potrebné zadať nový riadok. Vyzerá to lepšie, prehľadnejšie a príjemnejšie sa to číta.

Daj si pozor na gramatiku

Hoci sme zvyknutí, hlavne v online priestore, komunikovať s priateľmi cez chat aj bez diakritiky a správnej gramatiky, vo formálnom e-maily je potrebné dbať aj na tieto zásady. Správa s gramatickými chybami stráca na vážnosti a k jej obsahu prijímateľ môže pristupovať negatívne. Je potrebné si dávať pozor na skloňovanie, cudzie slová, veľké a malé písmena, a podobne.

Je toho mnoho, no tréningom sa človek naučí aj tieto veci. V e-maily je taktiež veľmi dôležité dbať na veľké a malé písmená. Podľa pravidiel slovenského pravopisu sa nariaďuje byť zdvorilými, a to znamená, že máme vždy písať zámená s veľkým začiatočným písmenom. A to nie len v prípade, že danej osobe vykáme, ale aj keď tykáme.

Ukážka:
Verím, že všetko prebehlo podľa Vašich predstáv.

Ďakujem za Tvoju odpoveď.

Nezabudni na záver

Tak ako úvod a oslovenie, aj záver je vo formálnom e-maily veľmi dôležitý a netreba na neho zabúdať. Formulky v závere sú prejavom slušnosti a máme dve možnosti ako sa rozlúčiť – buď bodkou, alebo čiarkou.

Ukážka:
Vopred ďakujem za Vašu odpoveď.

alebo

S pozdravom,

Meno

Hoci písanie formálnych e-mailov možno na prvý pohľad vyzerá odstrašujúco, nemusí to tak byť nastálo. Je potrebné si iba pár vecí osvojiť a držať sa rád, ktoré sme ti teraz prezradili. Nezabudni, že dôležité je najmä to, aby boli správy prehľadné, presné a hlavne stručné.

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *

Pri používaní tejto stránky dochádza k spracovaniu cookies, ktoré nám pomáhajú zvyšovať kvalitu služieb. Spracovaniu cookies zabránite zmenou nastavenia v internetovom prehliadači. Viac informácií

Nastavenia cookies na tejto webovej stránke sú nastavené na "Povoliť cookies" vám prehliadanie možné skúsenosti. Ak budete pokračovať na používanie tejto webovej stránky bez zmeny nastavenia cookies alebo kliknite na tlačidlo "Prijať" nižšie potom dávate súhlas k tomu.

Zavrieť